高校檔案網(wǎng)站設(shè)計(jì), 包括檔案網(wǎng)站布局、檔案文字排版、導(dǎo)航圖片位置設(shè)定等內(nèi)容, 網(wǎng)站功能的統(tǒng)一設(shè)置有利于高校檔案網(wǎng)站的維護(hù)與更新, 減少缺乏檔案館技術(shù)人員帶來的問題。因此, 高校檔案網(wǎng)站的欄目設(shè)置多采取常用的設(shè)置模式, 包含高校檔案部門簡介、法律法規(guī)、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、服務(wù)指南和聯(lián)系方式等內(nèi)容, 網(wǎng)站欄目個性化設(shè)置不突出。例如, 廈門大學(xué)檔案館網(wǎng)站的主導(dǎo)航設(shè)置簡潔, 包括首頁、黨建工作、預(yù)約、通知通告、工作動態(tài)、規(guī)章制度、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、校史編研和自介等欄目, 雖然可以展示檔案工作的基本情況, 但無法充分展現(xiàn)學(xué)校歷史, 一些個性化服務(wù)仍存在改進(jìn)空間。福州大學(xué)的檔案館網(wǎng)站設(shè)有本館概況、法規(guī)政策、業(yè)務(wù)指導(dǎo)、學(xué)籍查詢、資料下載和網(wǎng)上展覽館等欄目, 網(wǎng)頁布局簡潔, 種類全面, 有通知通告、工作動態(tài)、規(guī)章制度和業(yè)務(wù)指導(dǎo)等主要業(yè)務(wù)情況介紹, 向廣大師生和社會公眾集中宣傳和介紹福州大學(xué)檔案館的工作內(nèi)容與服務(wù)范圍。但其學(xué)籍查詢功能仍在建設(shè)中, 無法實(shí)現(xiàn)將檔案管理軟件中的相關(guān)認(rèn)證信息直接發(fā)布到高校檔案網(wǎng)站上。同時, 高校檔案網(wǎng)站建設(shè)目前還普遍存在檢索功能不完善的問題, 雖然檔案網(wǎng)站能有效查出檔案資源中包含的信息, 但全文檢索和站內(nèi)檢索功能還不夠完善。
資源建設(shè)是高校檔案網(wǎng)站建設(shè)的重要內(nèi)容, 也是衡量高校檔案網(wǎng)站建設(shè)質(zhì)量的重要指標(biāo)。目前, 許多高校檔案網(wǎng)站的內(nèi)容資源相對單一, 大部分都是檔案機(jī)構(gòu)設(shè)置、工作制度和工作動態(tài)等內(nèi)容, 在開發(fā)具有學(xué)校特色的網(wǎng)站內(nèi)容資源上還有待加強(qiáng), 缺少有關(guān)學(xué)校發(fā)展過程的視頻、音頻等多媒體檔案;學(xué)校辦學(xué)過程中有價值的歷史記載原文;學(xué)校珍貴的實(shí)物檔案 (領(lǐng)導(dǎo)題詞、牌匾) 和歷史照片 (老校門、歷屆校友合影) 等內(nèi)容。此外, 一些高校檔案網(wǎng)站的內(nèi)容更新不及時, 這直接影響了檔案網(wǎng)站內(nèi)容資源的豐富程度。例如, 廈門大學(xué)檔案網(wǎng)站信息的更新滯后, 不能很好地反映檔案館藏數(shù)量、機(jī)構(gòu)設(shè)置和人員配置的動態(tài)變化;福州大學(xué)檔案網(wǎng)站業(yè)務(wù)指導(dǎo)的內(nèi)容更新不及時, 且網(wǎng)站上還缺少最新的檔案管理規(guī)范和相關(guān)檔案政策法規(guī)的介紹。
檔案網(wǎng)站響應(yīng)速度和日常維護(hù)是高校檔案網(wǎng)站良性運(yùn)行的重要指標(biāo), 也是高校檔案網(wǎng)站質(zhì)量的重要體現(xiàn)。目前, 由于高校檔案部門缺少專業(yè)的計(jì)算機(jī)管理人員, 所以高校檔案網(wǎng)站存在運(yùn)行維護(hù)不及時、不到位的情況。網(wǎng)站運(yùn)行維護(hù)人員沒有定期對高校檔案網(wǎng)站上所有的網(wǎng)頁鏈接進(jìn)行測試和檢查, 致使檔案網(wǎng)站出現(xiàn)網(wǎng)頁打不開或者鏈接無法使用的問題;未及時完善服務(wù)器性能, 或?qū)n案網(wǎng)站的頁面代碼精簡不夠, 使網(wǎng)站的頁面響應(yīng)速度較慢, 檔案網(wǎng)站的整體響應(yīng)時間偏長, 影響閱讀者的進(jìn)程;沒有不定期地對檔案網(wǎng)站各種導(dǎo)航鏈接進(jìn)行調(diào)試, 使導(dǎo)航查詢的運(yùn)行時間較長, 查詢速度緩慢;檔案網(wǎng)站的安全動態(tài)巡檢不及時, 使網(wǎng)站存在安全漏洞, 增大了高校檔案網(wǎng)站受黑客攻擊的風(fēng)險。
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